Manejo de Información a través de la Estructura Organizacional

 ¿Cómo fluye la información en una Organización?

    Basicamente existen 2 formas manejo de información para la toma de desiciones en una organización, las cuales son la canalización centralizada y descentralizada. Ellas se diferencian, escencialmente, en el estrato de jerarquia organizacional donde se delega la toma de desiciones.  Según Richard. L Daft (2010):

Las organizaciones pueden elegir orientarse hacia una organización tradicional diseñada para la eficiencia, que hace énfasis en la comunicación y el control vertical o hacia una organización contemporánea que aprende, enfocada en la comunicación y la coordinación horizontal.

Como se ha dicho, más allá de como se maneje la toma de decisiones, existen 2 formas de comunicación entre instancias e individuos, como son la comunicación vertical y comunicación horizontal, de las que puede predominar una sobre la otra o coexistir de forma equilibrada, que es lo ideal. 

    Comunicación Vertical

    Puede entenderse la comunicación vertical como los metodos de vinculación y compartimiento de información entre instancias organizadas verticalmente en una jerarquía organizacional. Es necesaria en toda organización para mantener alineado el trabajo de los subordinados con los objetivos generales y visión estratégica que organiza el grupo directivo de instancias superiores, los cuales ven el panorama del mercado a nivel general y son capaces de delucidar los enfoques correctos para mantenerse a punto con la competencia en el rubro de mercado de la organización. La vinculación vertical se sostiene sobre herramientas o estrategias de vinculación tales como la referencia jerárquica, reglas y planes y sistemas de información vertical. 

    La referencia jerárquica es una estrategia que implica elevar problemas que no pueden resolver instancias subordinadas y que obstaculizan otras áreas de trabajo hacia instancias superiores tal que, una vez se resulva el problema, sean comunicadas las soluciones y resultados de nuevo a los subordinados para la ejecución de las tareas que corresponden. Las reglas y los planes, por otro lado, implican la reestructuración o el aporte de un nuevo enfoque a través de nuevos cronogramas, metodos de producción o de flujo de información, desde las instancias directivas hacia las dependencias subordinadas, con el fin de agilizar el trabajo solucionando problemas de orden gerencial y de gestión de recursos. Por último en este apartado, tenemos que siempre será una herramienta necesaria los sistemas de gestión de información vertical, sea para la comunicación entre directiva y departamentos subordinados o con sistemas de apoyo para la toma de decisiones a través del procesamiento y comparación de datos. 

    Sin embargo, una organización no sobrevive únicamente con la vinculación vertical, sino que necesita de mecanismos de vinculación horizontal para unir conocimientos especializados de distintas dependencias en pro de un producto particular cuya producción este asociada.

 

 Comunicación Horizontal

     Los instrumentos de vinculación aunque muchas veces no son trazados en los organigramas que definen el diseño y estructura de la organización, sin embargo, estos son muy importantes para mejorar el flujo de información y la coordinación entre los empleados o departamentos organizacionales. Entre los instrumentos de comunicación horizontal tenemos los siguientes:

Extraido de: Daft.R.L (2010). Teoría y Diseño Organizacional. Pag 101.

• Sistemas de información horizontal: Implica el uso de herramientas TIC avanzadas para lograr un nivel de comunicación similar al de la comunicación directa, tal que sea posible la colaboración entre departamentos o sucursales, aunque se encuentren separadas por grandes distancias.
• Contacto directo: Se refiere a un nivel de comunicación superior entre gerentes o empleados, a través del que se puede establecer un rol de enlace en un empleado tal que, a pesar de pertenecer a un departemento, posee tareas que involucren la interacción con otros departamentos, comunicando luego la información a supervisores o gerentes departamentales.
• Fuerzas de tarea: Es la creación temporal de un equipo de especialistas tomados de diferentes departamentos, tal que a través de mesas de dialogo y debates puedan enfrentarse y dar solución con respecto a un problema concerniente a varios departamentos. Estos pueden abarcar desde los problemas más "triviales" hasta problemas de producción costosos para toda la organización. Como se ha dicho, es una medida temporal, tal que no es factible mantener dichos equipos por un tiempo muy prolongado, sino hasta cumplir con los objetivos para los cuales fue propuesto inicialmente.
• Integrador de tiempo completo: Generalmente es una unidad o departamento creado exclusivamente para manejar las comunicación y el flujo de información entre los departamentos involucrados en un proyecto. Del mismo modo, por regla general, estos departamentos son creados con propositos de innovación y gestión de proyectos, tal que una de las principales tareas sea gestionar, precisamente, las interacciones y labores de todos los departamentos involucrados. Este departamento integrador no tiene poder (en cuestiones de contratación, despidos o suspensiones) sobre los empleados de los otros departamentos que coordina, sino que posee responsabilidades estrictas sobre los proyectos.
• Equipos: Son las unidades fundamentales e ideales de trabajo en una organización y la que, justamente, cuesta más (en términos de tiempo) organizar. Son descritos como fuerzas de tarea permanentes que estan dentro de cada departamento, los cuales se vinculan a través de integradores de tiempo completo para desarrollar un proyecto. El concepto tradicional de equipo está asociado con la interacción directa de sus integrantes, sin embargo, también existen equipos virtuales, donde sus integrantes están separados por grandes distancias físicas y emplean herramientas o sistemas de información complejos para una comunicación eficiente de sus progresos o problematicas presentadas durante el desarrollo de un proyecto.